DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. [2005/13522]
| Sección | I - Disposiciones Generales |
| Emisor | Conselleria de Cultura, Educacion y Deportes |
| Rango de Ley | Decreto |
DECRETO 189/2005, de 2 de diciembre, del Consell de la Generalitat, por el que se regula la Junta Calificadora de Documentos Administrativos y el procedimiento de valoración, conservación y eliminación del patrimonio documental de los archivos públicos. [2005/13522]
La Administración Pública en nuestros días genera una masa documental creciente, la cual, pasada su vigencia administrativa, no es necesario ni conveniente conservar en su totalidad. Por ello, la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, prevé, en su artículo 84, que una vez haya pasado el periodo de vigencia administrativa, los organismos que han producido o recibido dicha documentación puedan eliminarla, previa su valoración, a fin de conservar permanentemente sólo aquellos documentos que tenga interés para la información y la investigación, o bien sean de conservación obligada según la Ley, porque afectan a intereses de la propia Administración o de terceras personas. Para ello, en el artículo 85 crea la Junta Calificadora de Documentos Administrativos. Posteriormente, la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, en su artículo 11, establece la composición y las funciones principales de la citada Junta Calificadora de Documentos Administrativos.
Partiendo de estos principios generales y de la normativa aprobada, los objetivos del presente Decreto son, esencialmente, dos: en primer lugar, establecer las normas de funcionamiento de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, con la finalidad de solucionar las necesidades perentorias de valoración, conservación y eliminación, en su caso, que plantea la documentación de los archivos de las Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana; en segundo lugar, establecer las bases para que los diferentes organismos y entidades, por medio de las Comisiones de Valoración Documental, elaboren y presenten las tablas de valoración documental, con la finalidad de facilitar los trabajos y los estudios previos de valoración de las series documentales por parte de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos, a fin de que ésta pueda emitir sus dictámenes y, posteriormente, se puedan aprobar las tablas de valoración documental por Resolución de la Conselleria competente, objetivo final de la presente normativa. Por todo ello, a propuesta del conseller de Cultura, Educación y Deporte, conforme con el Consell Jurídic Consultiu de la Comunitat Valenciana y previa deliberación del Consell de la Generalitat, en la reunión del día 2 de diciembre de 2005, DECRETO CAPÍTULO I Disposiciones generales
El objeto del presente Decreto es la regulación de la Junta Calificadora de Documentos Administrativos (JCDA) y del procedimiento de valoración, conservación y eliminación de los documentos de las Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana y las series de los mismos, cualquiera que sea el tipo de soporte, con la finalidad de garantizar la protección del patrimonio documental de las Administraciones públicas valencianas.
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De conformidad con lo dispuesto en el artículo 76.2 de la Ley 4/1998, de 11 de junio, de la Generalitat, del Patrimonio Cultural Valenciano, se entiende por documento toda expresión en lenguaje natural o codificado y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte, incluido el informático. Se excluyen los ejemplares no originales de ediciones bibliográficas y publicaciones.
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Se entenderá por serie documental, según dispone el artículo 3.e) de la Ley 3/2005, de 15 de junio, de la Generalitat, de Archivos, el conjunto de unidades archivísticas producidas en el desarrollo de una función o actividad administrativa regulada por una norma de procedimiento.
El presente Decreto se aplicará a los documentos y las series de los mismos producidos, conservados o reunidos por las instituciones y Administraciones públicas valencianas, por las entidades de derecho público con personalidad jurídica propia dependientes de ellas, por las personas jurídico-privadas vinculadas a ellas en cuyo capital o dotación participen mayoritariamente y por las personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con dichos servicios, vinculadas a las instituciones o Administraciones públicas de la Comunidad Valenciana.
Las tablas de valoración documental son documentos administrativos en los que se estudian las características administrativas, jurídicas, fiscales, informativas e históricas de los documentos o series documentales; se fijan los plazos de transferencia a los diferentes tipos de archivo; se determina la conservación o eliminación de las series documentales, o bien, si procede, su conservación en soporte diferente al de su producción; y, por último, se establece el régimen de accesibilidad a los documentos.
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A los efectos de este decreto, se entiende por eliminación la destrucción física de los documentos o series documentales por el órgano responsable del archivo donde se encuentren, empleando cualquier método que garantice la imposibilidad de reconstrucción de los mismos y su posterior utilización.
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La destrucción sólo se podrá llevar a cabo cuando se haya aprobado así en la tabla de valoración documental correspondiente por Resolución del órgano competente.
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La eliminación de la documentación podrá condicionarse, cuando así se establezca en las tablas de valoración documental, a la conservación en soporte diferente del original en que fueron producidos los documentos y las series documentales. Para ello habrán de tenerse en cuenta dos requisitos:
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Que el soporte original no tenga valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación.
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Que el nuevo soporte garantice la integridad, autenticidad, protección y conservación de la copia del documento original mediante el uso de la firma electrónica avanzada de la Autoridad de Certificación de la Comunidad Valenciana.
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La Generalitat establecerá las aplicaciones y programas informáticos necesarios que efectúen el tratamiento de la información necesario para la generación de documentos electrónicos a partir de documentos originales en soporte papel, así como la emisión de copias en papel de dichos documentos electrónicos por los órganos competentes, y también desarrollará las medidas organizativas y técnicas para realizar ese tratamiento de la información.
En ningún caso se podrá autorizar la eliminación ni se podrá proceder a la destrucción de documentos en tanto subsista su valor probatorio de derechos y obligaciones de las personas físicas o jurídicas o no hayan transcurrido los plazos que la legislación vigente establezca para su conservación.
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